Вы когда-нибудь задумывались, почему некоторые из ваших писем получают быстрые ответы, а другие остаются незамеченными? Это может быть в том, как вы их начинаете и заканчиваете. Ваши приветствия по электронной почте задают тон, независимо от того, отправляете ли вы их клиенту, коллеге или другу.
Если вы боролись с тем, чтобы сделать свои электронные письма выделяющимися, вы попали по адресу. В этой статье я поделюсь действенными советами по созданию идеальных приветственных писем, основанными на профессиональных рекомендациях и реальных примерах. Вы также узнаете, как небольшие изменения, такие как выбор правильного приветствия, могут иметь большое значение.
Всегда ли ваши электронные письма должны начинаться с «Привет» или «Уважаемый» ? Давайте выясним, что работает лучше всего.
Как создать идеальное приветствие по электронной почте
Приветствие в электронной почте задает тон вашей переписки. Формальное приветствие может служить введением в серьезную или официальную тему, тогда как неформальное приветствие в электронной почте может предполагать более непринужденную беседу.
Если вы хотите получить ответ на свое письмо, вам нужно не только привлечь внимание получателя, но и обратиться к нему соответствующим образом . Согласно исследованию, проведенному Quartz, примерно 63-64% людей ответили на письма, Создание идеальных приветственных начинающиеся с «Привет», «Здравствуйте» или «Привет». С другой стороны, «Привет» и «Дорогой» ответили 57% .
Однако недостаточно сосредоточиться только на скорости отклика, но и на уместности приветствия по электронной почте. Поэтому вот основные факторы, которые вам нужны для создания идеального письма.
1. Узнайте свою аудиторию
Когда вы знаете свою аудиторию, вы можете адаптировать свое сообщение к их вкусам и более эффективно управлять своей связью. Поступая так, вы можете персонализировать свои приветствия по электронной почте для каждого получателя, делая свое сообщение более интересным и внимательным .
На самом деле, знание вашей аудитории может помочь вам определить подходящую степень формальности или неформальности в вашем приветственном письме . Обстановка и степень вашего знакомства с получателем помогают вам выбрать, что будет более уместным: имя или титул. Если вы сделаете это, ваши письма будут очень желанными.
Например, вы пытаетесь донести информацию о медицинских оповещениях для пожилых людей по электронной почте . Доступный и неформальный тон будет уместен, поскольку вы будете писать пожилым людям или их опекунам.
Вы можете начать письмо с “Привет, [Имя]” , чтобы сразу установить теплый и приветливый тон. Затем, “Береги себя” должно быть последними словами сообщения. Кроме того, использование только вашего имени при подписании помогает установить взаимопонимание и показать, что вы заботитесь.
2. Рассмотрите контекст
Содержание , тон и формальность электронного письма зависят от контекста, в котором они отправлены. Контекст включает в себя такие факторы, как:
Отношения или связь между отправителем и получателем
- Данные по Турции
- Цель электронного письма (информационное, запрос, последующее или рекламное )
Вот примеры:
Профессиональный контекст электронной почты
Будьте уважительны и сохраняйте деловой тон все время. Вот подходящие официальные приветствия по электронной почте для использования:
«Дорогой [Имя]»
- «Уважаемый господин/госпожа [Фамилия]»
Контекст повседневного электронного письма
Постарайтесь звучать непринужденно и представительно, когда пишете письма знакомым людям. Лучшие примеры:
- «Привет, [Имя]»
- «Привет, [Имя]»
Культурная чувствительность
Письма следует писать с учетом культурных различий . В то время как некоторые культуры ценят вежливость и формальность в электронной переписке, другим может быть комфортнее прямота и неформальность. Имея это в виду, всегда знайте свою аудиторию прежде всего.
3. Придерживайтесь простоты и прямолинейности
Типичный офисный работник получает 121 письмо каждый день . Этот том подчеркивает важность выделения. Тема письма должна помочь вам определить цель сообщения. Избегайте жаргона и слишком сложных слов, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было простым.
То, что ваше письмо краткое, не означает, что вам нужно экономить на информации. Люди часто просматривают письма, поэтому краткость абзацев облегчает их чтение .
4. Персонализируйте приветствия по электронной почте
Добавление личного штриха к электронному письму показывает получателю, что он больше, чем просто имя в списке контактов электронной почты . Его привлекающий внимание характер заставляет получателя прочитать и ответить.